اطلاعیه اداره کل منابع انسانی در خصوص آماده بودن سامانه «مدیریت عملکرد کارمندان» برای ارزیابی نیمه اول سال ۱۳۹۷

پیرو اطلاعیه شماره ۲۶۱۰۱۰/‏۱۵۵ مورخ ۰۳/‏۰۹/‏۹۷‬ در خصوص مشاهده و تأیید صحت اطلاعات افراد اعم از واحد سازمانی، پست سازمانی، فرم ارزیابی، نام مدیران بلافصل و مافوق در سامانه مدیریت عملکرد کارمندان و با عنایت به اینکه مقرر شد ارزیابی کلیه کارکنان دانشگاه با توجه به اطلاعات موجود در سامانه پرسنلی و بر اساس احکام و ساختار سازمانی پرسنل انجام شود، به استحضار می‌رساند سامانه «مدیریت عملکرد کارمندان» برای ارزیابی نیمه اول سال ۱۳۹۷ آماده بهره‌برداری است.

کلیه افرادی که نقش مدیر بلافصل یا مافوق دارند و کلیه کارمندان رسمی، پیمانی، قراردادی و قراردادی خدماتی، ضمن مطالعه دقیق این بخش‌نامه و اطلاع از ضوابط و مقررات مربوط به «دستورالعمل اجرایی مدیریت عملکرد»، به سامانه مذکور به نشانی: https://pms.ut.ac.ir مراجعه و با توجه به راهنماهای موجود نسبت به انجام ارزیابی اقدام نمایند.

نکات و شرایط قابل توجه:

۱- مهلت ارزیابی از تاریخ ۲۴/‏۰۹/‏۹۷‬ لغایت ۰۷/‏۱۰/‏۹۷ می‌باشد، لذا شایسته است کلیه پرسنل محترم در زمان مقرر نسبت به انجام ارزیابی اهتمام داشته باشند.

تبصره ۱: در این سامانه، ارزیابی سلسله مراتبی نمی‌باشد و کلیه کارمندان و مدیران بلافصل و مافوق می‌توانند به صورت همزمان ارزیابی را انجام دهند.

۲- در سامانه این امکان فراهم شده است که مدیران بتوانند در زمان انتخاب گزینه‌های «عالی»، «خوب»، «متوسط» و... در فرم‌های ارزیابی، نمره مربوطه را تا سقف تعیین شده، تغییر دهند.

تبصره ۲: در هر یک از گزینه‌های مذکور، چنانچه تغییری در نمره توسط مدیران انجام نشود، امتیاز تعریف شده به عنوان پیش فرض (که حداقل نمره می‌باشد) لحاظ خواهد شد.

۳- با توجه به مصوبات کمیسیون منابع انسانی دانشگاه، مقرر گردید ارزیابی عملکرد سال ۹۷ در ۲ دوره ۶ ماهه برگزار شود.

تبصره ۳: امتیازدهی فرم ارزیابی بر اساس عملکرد نیمه اول ولی توافق‌نامه بر اساس عملکرد نیمه دوم تکمیل شود.

۴- تکمیل فرم خود ارزیابی توسط همکاران منوط به ثبت توافق‌نامه (شرح شغل) می‌باشد و در صورت عدم ثبت توافق‌نامه، امکان تأیید فرم خودارزیابی میسر نمی‌باشد.

تبصره ۴: چنانچه همکاران محترم بدون درج توافق‌نامه، فرم ارزیابی را تکمیل نمایند، امتیاز خود‌ارزیابی در کارنامه لحاظ نخواهد شد.

تبصره ۵: مدیر بلافصل می‌تواند توافق‌نامه پرسنل خود را مطالعه نماید ولی تأیید آن در این مرحله از ارزیابی برای مدیر الزامی نیست.

۵- در صورت تکمیل توافق‌نامه و تأیید فرم خود ارزیابی که ۵ امتیاز دارد، مابقی امتیاز توسط مدیر بلافصل (۷۰)، مدیر مافوق (۱۰) و ارباب رجوع (۱۵) اعطا خواهد شد.

تبصره ۶: چنانچه فرم ارزیابی توسط پرسنل در موعد مقرر تکمیل نشود، امتیاز آن به نسبت سهم بین سایر ارزیابی کنندگان تقسیم خواهد شد و پس از پایان مهلت ارزیابی، امکان ایجاد دسترسی برای افرادی که فرم خود را تکمیل نکرده‌اند، وجود ندارد.

تبصره ۷: امتیاز قسمت ارباب رجوع با توجه به امتیازات و نظر دهی ارباب رجوع در نیمه اول سال ۹۷ از سامانه ارزیابی رضایتمندی از عملکرد کارکنان دانشگاه به نشانی: https://feedback.ut.ac.ir استخراج گردیده و ۱۵ امتیاز ارباب رجوع برای کارمندانی که فاقد نظر ارباب رجوع هستند، به نسبت سهم بین سایر ارزیابی کنندگان (خود فرد، مدیر بلافصل، مدیر مافوق) تقسیم خواهد شد.

۶- با توجه به دستورالعمل مدیریت عملکرد، ارزیابی منوط به حضور فرد در سازمان است لذا کارمندانی که حداقل دو سوم مدت دوره ارزیابی در دانشگاه حضور داشته‌اند، مشمول ارزیابی می‌باشند و افرادی که کمتر از ۴ ماه در نیمه اول سال ۹۷ در محل خدمت بوده‌اند در این سامانه ارزیابی نمی‌شوند. (پرسنل دارای مأموریت آموزشی، مرخصی بدون حقوق یا زایمان، بازنشسته نیمه اول سال ۹۷ و...)

۷- پرسنل رسمی، پیمانی، قراردادی و قراردادی خدماتی به غیر از مشمولین بند ۵، چنانچه در سامانه «مدیریت عملکرد کارمندان» ارزیابی نشوند، به دلیل رعایت توزیع نرمال، خارج از سامانه و بعد از پایان مهلت ارزیابی، هیچ اقدامی به صورت فرم دستی انجام نخواهد شد و امتیاز ارزیابی ایشان در سطح C محاسبه می‌گردد.

۸- امتیاز دهی توسط مدیری که نقش «بلافصل» دارد، در سامانه الزامی است ولی تکمیل فرم ارزیابی برای مدیری که نقش «مافوق» دارد، اختیاری می‌باشد.

تبصره ۸: رعایت سطح بندی پرسنل (A، B و C) فقط توسط مدیران بلافصل انجام می‌شود.

۹- مدیران بلافصلی که در بخش‌هایی از واحدهای دانشگاه بین ۱ تا ۴ نفر پرسنل دارند طبق بند ۱ ماده ۲۰ دستورالعمل مذکور فقط می‌توانند تا سقف ۳۰ درصد از امتیاز ارزیابی را به کارمندان خود تخصیص دهند و مابقی امتیاز به مدیر مافوق داده شده و سطح بندی این دسته از همکاران توسط مدیر مافوق انجام خواهد شد.

۱۰- امکان دسترسی به «سامانه مدیریت عملکرد کارکنان» از خارج دانشگاه نیز از طریق «راهنمای خدمات فناوری اطلاعات» به نشانی: https://ithelp.ut.ac.ir و راهنمای استفاده از UTVPN میسر می‌باشد.

۱۱- کلیه کارکنان می‌توانند به منظور پیگیری جهت رفع مشکل احتمالی، از طریق «سامانه پشتیبانی خدمات فناوری» به نشانی: https://its3.ut.ac.ir در دپارتمان «مدیریت عملکرد کارمندان» درخواست خود را ثبت و نتیجه را نیز از همان روش پیگیری نمایند. بدیهی است به اشکالات یا سوالات منعکس شده خارج از سامانه مذکور، رسیدگی نخواهد شد.