دکتر صالحی (قسمت دوم): سامانه‌سپاری فرآیندهای حوزه آموزش با رویکرد تحول دیجیتال امری اجتناب‌ناپذیر است / تحلیل دقیق فرآیندهای آموزشی، فاز کلیدی در سامانه‌سپاری فرآیندها با رویکرد تحول دیجیتال است

به همین بهانه، هدیه میرزایی، کارشناس روابط عمومی دانشگاه، در گفت‌وگویی با دکتر مصطفی صالحی، معاون سامانه‌های اطلاعاتی مرکز فناوری‌های دیجیتالی دانشگاه و دانشیار دانشکده علوم و فنون نوین، به مفهوم و توسعه «دانشگاه دیجیتال» پرداخته است که در بخش دوم از این گفت‌وگو، بررسی رویکردها و فعالیت‌های صورت گرفته در زمینه «سامانه‌سپاری فرآیندهای حوزه آموزش دانشگاه تهران دیجیتال» مورد توجه قرار گرفته است.

سامانه‌سپاری فرآیندهای حوزه آموزش با رویکرد تحول دیجیتال امری اجتناب ناپذیر است
دکتر صالحی، معاون سامانه‌های اطلاعاتی مرکز فناوری‌های دیجیتالی، در ابتدای این گفت‌وگو ضمن تبیین اهمیت حوزه آموزش دانشگاه و پیچیدگی‌های سامانه‌سپاری امور مرتبط با آن، تصریح کرد: «آموزش، فعالیت اصلی و محوری دانشگاه‌ها است. این در حالی است که با توجه به تعداد و تنوع پردیس/ دانشکده/ موسسه‌ها و مراکز آموزشی، تعداد دانشجویان، رشته‌های تحصیلی و گروه‌های آموزشی در سطح دانشگاه تهران، انجام دستی و سنتی امور حوزه آموزش بسیار مشکل، هزینه‌بر، زمان‌بر و عملاً امکان‌ناپذیر است. برای اینکه تصور دقیق‌تری از مقیاس و حجم کار مورد نیاز ایجاد شود، کافی است نگاهی به برخی از آمارهای اعلامی اخیر در سالنامه آماری ۱۳۹۹ دانشگاه تهران داشته باشیم».
وی افزود: «بر اساس گزارش ارائه شده در این سالنامه آماری، تعداد پردیس‌ها (۹)، تعداد دانشکده‌ها (۴۳)، تعداد دانشجویان شاغل به تحصیل (۴۵.۲۹۵ نفر)، تعداد دانشجویان ورودی جدید (۱۳.۰۳۵ نفر)، تعداد دانش‌آموختگان (۷.۵۸۷ نفر)، تعداد اعضای هیأت علمی (۲.۱۳۷ نفر) و تعداد رشته‌های تحصیلی (حدود ۱۰۰۰ رشته) است. قابل ذکر است که این ارقام فقط مربوط به سال ۱۳۹۹ است و نشان می‌دهد که برای مثال فقط در مهر این سال، لازم بوده است همه امور مرتبط با ثبت‌نام و شروع به تحصیل ۱۳.۰۳۵ نودانشجو از استعلام مدارک تحصیلی تا صدور کارت دانشجویی آنها انجام شود که در قیاس با سایر دانشگاه‌ها در سطح آموزش عالی کشور رقم قابل توجهی بوده است. بر این اساس، سامانه‌سپاری فعالیت‌های مرتبط با حوزه آموزشی به شکل سیستمی با رویکرد تحول دیجیتال و در راستای دانشگاه دیجیتال، امری اجتناب ناپذیر است. از سوی دیگر شرایط متفاوتی که طی قریب به دو سال گذشته به واسطه همه‌گیری کرونا با آن روبه‌رو بوده‌ایم، ضرورت این موضوع را نمایان‌تر کرده است. سامانه‌سپاری فرآیندها موجب افزایش سرعت، دقت، کیفیت و سهولت انجام امور مرتبط با دانشجویان، اعضای هیأت علمی و کارشناسان حوزه آموزشی خواهد شد».

سامانه‌سپاری فرآیندهای مرتبط با حوزه‌های پذیرش نو‌دانشجویان، دانشجویان مشغول به تحصیل، دانش‌آموختگان و اعضای هیأت علمی
معاون سامانه‌های اطلاعاتی مرکز فناوری‌های دیجیتالی دانشگاه تاکید کرد: «با هدف پاسخ به نیاز سامانه‌سپاری امور آموزش و یکپارچه‌سازی فعالیت‌های حوزه معاونت آموزشی دانشگاه، سامانه جامع آموزش دانشگاه تهران در سال ۱۳۸۹ توسط مرکز فناوری‌های دیجیتالی راه‌اندازی شد. طی بیش از ۱۰ سال که از فعالیت این سامانه می‌گذرد، سامانه‌سپاری فرآیندهای مختلفی در این حوزه با همکاری مرکز فناوری‌های دیجیتالی و معاونت آموزشی دانشگاه در دستور کار بوده است و پیاده‌سازی اکثر فرآیندهای در این سامانه انجام شده است. همچنین در راستای یکپارچگی سامانه‌های اطلاعاتی دانشگاه، سامانه جامع آموزش با ثبت، نگهداشت و مدیریت اطلاعات دانشجویان، به‌عنوان مرجع دیتای مرتبط با هویت دانشجویی نقشی محوری بازی کرده است و اطلاعات مذکور را در اختیار سایر سامانه‌ها قرار داده است. شایان ذکر است که مدیریت دروس شامل فعالیت‌هایی همچون تعریف، اخذ، ثبت نمره و ارزشیابی از جمله امکانات پایه دیگر این سامانه است. لیست سامانه‌های حوزه آموزشی از طریق رجوع به بخش مربوطه در کاتالوگ سامانه‌های اطلاعاتی به آدرسhttps://r.ut.ac.ir/salehi قابل دسترس است. به طور کلی فرآیندهای حوزه آموزشی که در سامانه جامع آموزش یا از طریق سایر سامانه‌های دانشگاه، سامانه‌سپاری شده‌اند را می‌توان به چهار بخش تقسیم‌بندی کرد».
دانشیار دانشکده علوم و فنون نوین ضمن تبیین فرآیندهای سامانه‌سپاری شده مرتبط با پذیرش غیرحضوری دانشجویان ورودی جدید (نودانشجویان) خاطرنشان کرد: «این فرآیندها جهت ساماندهی و یکپارچه‌سازی پذیرش غیرحضوری دانشجویان ورودی جدید به‌صورت الکترونیکی، طراحی و پیاده‌سازی شده است. به طور کلی نودانشجویان پس از انتقال اطلاعات دریافتی‌شان از سامانه سازمان سنجش به سامانه آموزش، از طریق این فرآیندها می‌توانند شناسه یکتای دانشگاه تهران را دریافت و سپس تمامی مراحل ثبت‌نام الکترونیکی را به‌صورت غیرحضوری انجام دهند و بعد از پذیرش نهایی به‌عنوان دانشجوی دانشگاه تهران تحصیل خود را آغاز کنند. این فرآیندها طی سال‌های اخیر با توجه به نیازمندهای جدید تکمیل‌تر شده است. نودانشجویان می‌توانند برای شروع به سامانه ثبت‌نام دانشجویان ورودی جدید مراجعه کنند».
دکتر صالحی، استعلام اطلاعات پذیرفته‌شدگان از سرویس ثبت احوال، استعلام تاییدیه تحصیلی دیپلم، کارشناسی و تحصیلات تکمیلی از وزارت‌های آموزش و پرورش و عتف، امکان تأیید تعهدنامه‌های تحصیلی به‌صورت الکترونیکی، امکان بارگذاری مدارک و انتقال خودکار آنها به پرونده الکترونیکی دانشجویان، تکمیل پرسشنامه‌های سلامت جسم و روان وزارت علوم به‌صورت الکترونیکی، صدور کارت نو دانشجویان و پذیرش دانشجویان غیرایرانی را از جمله فرآیندهای آموزشی مرتبط با نودانشجویان برشمرد.
معاون سامانه‌های اطلاعاتی مرکز فناوری‌های دیجیتالی در ادامه به تشریح فرآیندهای سامانه‌سپاری شده مرتبط با دانشجویان شاغل به تحصیل پرداخت و گفت: «از جمله فرآیندهای آموزشی مرتبط با دانشجویان در حین تحصیل می‌توان به درخواست‌های دانشجویی (انتخاب واحد/ تمدید سنوات/ مرخصی تحصیلی/ حذف پزشکی)، درخواست اخذ واحد در رشته دیگر (درخواست دوره کهاد/ درخواست دوره دووجهی)، درخواست تعویض و المثنی کارت دانشجویی و کارت دانش‌آموختگی، ابلاغ مشروطی گروهی، درخواست گواهی‌های اشتغال به تحصیل و ارسال گواهی به ایمیل دانشجو، درخواست تصویب موضوع پروپوزال و دفاع از پایان‌نامه/ رساله، همانندجویی پروپوزال و پایان‌نامه/ رساله برای جلوگیری از تقلب علمی، ثبت آنلاین پایان‌نامه‌ها در پژوهشگاه ایرانداک، امضای الکترونیکی صورت جلسات دفاع، امکان برگزاری امتحانات پایان ترم دانشگاه تهران به‌صورت غیرحضوری/ حضوری با همکاری مراکز پیام نور کل کشور و مشاهده پاسخنامه‌های تستی و تشریحی دانشجویان از طریق سامانه آموزش، ثبت نام و برگزاری آزمون (مانند اشتمال و پردیس‌های بین‌المللی)، مدیریت کارآموزی دانشجویان کارشناسی و آرشیو مدارک دانشجویان و تشکیل پرونده الکترونیکی اشاره کرد.
دانشیار دانشکده علوم و فنون نوین، گردش کار دانش‌آموختگی و تسویه حساب، صدور گواهی موقت، صدور دانشنامه، صدور المثنی گواهی موقت، دانشنامه و ریز نمرات، ابطال معافیت تحصیلی، گردش کار دانش-آموختگی مقطع پایین‌تر و انصراف از تحصیل» را از جمله فرآیندهای سامانه‌سپاری شده مرتبط با دانش-آموختگان توصیف کرد. همچنین ثبت نمرات، ارزشیابی استادان، محاسبه حق‌التدریس، تقاضای خدمت به شیوه تمام وقت ویژه، جذب اعضای هیأت علمی و فرصت مطالعاتی اعضای هیأت علمی را از فرآیندهای سامانه‌سپاری شده مرتبط با فعالیت‌های آموزشی اعضای هیأت علمی دانست.

تحلیل دقیق فرآیندهای آموزشی، فاز کلیدی در سامانه‌سپاری فرآیندها با رویکرد تحول دیجیتال است
وی در بخش دیگری از سخنان خود ضمن تشریح مراحل سامانه‌سپاری فرآیندهای حوزه آموزش خاطرنشان کرد: «به طور کلی در معاونت سامانه‌های اطلاعاتی منطبق با متدولوژی توسعه نرم‌افزار، چهار مرحله تحلیل نیاز واحد بهره‌بردار، طراحی و توسعه، تست و تضمین کیفیت و در نهایت استقرار برای سامانه‌سپاری فرآیندها دنبال می‌شود. در حوزه آموزش، بهره‌بردار عمدتاً معاونت آموزشی بوده و با توجه به تصمیم‌های ستاد یا بر اساس درخواست‌های اعلامی از سوی واحدهای صف، نیاز خود را به مرکز فناوری‌های دیجیتالی منتقل می‌کند. آنچه که در ادامه از اهمیت ویژه‌ای برخوردار است، تحلیل نیاز دریافتی است. تحلیل مذکور از دو منظر فنی و فرایندی صورت می‌پذیرد که این کار در قالب جلسات متعدد کارشناسی با حضور همکاران ما در مرکز فناوری‌های دیجیتالی و معاونت آموزشی دانشگاه صورت می‌پذیرد. خروجی این فاز مستند تحلیلی است که شامل مواردی چون گردش کار دقیق فرآیند، ذی‌نفعان، راهکارهای ممکن برای پیاده‌سازی و ارتباط با سایر سامانه‌های اطلاعاتی دانشگاه است.
دکتر صالحی ادامه داد: «مستند مذکور در فاز بعدی مبنای توسعه و طراحی قرار می‌گیرد و اگر به دقت انجام نشود و همه زوایا به درستی دیده نشود، تغییرات احتمالی بعدی هزینه سامانه‌سپاری را افزایش و در برخی موارد ناممکن کرده و منجر به شروع از نقطه اول می‌شود. از سوی دیگر، آنچه در مفهوم دیجیتالی‌سازی با رویکرد تحول دیجیتال مطرح است، باز طراحی، بهینه‌سازی و بازنگری و تحول سازنده فرآیندها قبل از پیاده‌سازی است، که در واقع جایگاه آن در فاز تحلیل است. به همین دلایل است که تحلیل، فازی کلیدی محسوب می‌شود. معمولاً پیاده‌سازی راهکار منتخب در فاز طراحی و توسعه دو بخش دارد. بخشی از آن توسط کارشناسان راهبر سامانه آموزش در مرکز فناوری‌های دیجیتالی صورت می‌پذیرد و بخشی که نیازمند توسعه در کد منبع سامانه آموزش است، به شرکت پیمانکار سپرده می‌شود. پس از تکمیل این فاز، فاز تست و در نهایت فاز استقرار آن با تهیه راهنماها، آموزش کارشناسان و هماهنگی‌های لازم برای پشتیبانی، دنبال می‌شود».

راه‌اندازی سامانه‌های همانندجویی و ثبت آنلاین پروپوزال و پایان‌نامه‌ها در ایرانداک از اقدام‌های مهم اخیر حوزه آموزشی
معاون سامانه‌های اطلاعاتی مرکز فناوری‌های دیجیتالی ضمن بیان اقدام‌های اخیر صورت گرفته در خصوص سامانه‌سپاری فرآیندها، تصریح کرد: «راه‌اندازی سامانه همانندجویی در فرآیند تصویب و دفاع سامانه جامع آموزش دانشگاه تهران، از فعالیت‌های مهم اخیر مرکز فناوری‌های دیجیتالی در حوزه آموزشی بوده است. در این پروژه که چالش‌های فنی و مدیریتی زیادی را در برداشت، به‌منظور جلوگیری از تقلب علمی، مشابهت‌یابی پروپوزال و پایان‌نامه/ رساله‌های دانشجویان در فرآیند تصویب و دفاع از طریق ارتباط وب سرویسی سامانه جامع آموزش با سامانه همانندجویی پژوهشگاه علوم و فناوری اطلاعات ایران (ایرانداک) امکان‌پذیر شده است. همچنین با هدف تجمیع و غنی‌سازی پایگاه اطلاعات و مدارک علمی کشور، ثبت آنلاین مستندات مذکور در سامانه پژوهشگاه مذکور دانشگاه تهران فراهم شده است. این پروژه از این جهت که دانشگاه تهران به‌عنوان اولین دانشگاه کشور، با وجود مقیاس خاص خود، به قانونی که چندین سال از آن می‌گذرد به طور کامل عمل کرده و بستر لازم را ایجاد کرده است، اهمیت زیادی دارد و جا دارد به‌عنوان یکی از دستاوردهای مهم دانشگاه در راستای افزایش کیفیت و سلامت خروجی‌های اصلی دانشگاه که همان پایان‌نامه‌ها و رساله‌های دانشجویان است، در نظر گرفته شود. این مهم، با توجه به نقش دانشگاه تهران از منظر نماد آموزش عالی کشور، در سطح ملی تأثیرگذار خواهد بود».

در بحران کرونا، روند سامانه‌سپاری فرآیندهای حوزه آموزش تسریع شد
دانشیار دانشکده علوم و فنون نوین با اظهار اینکه بحران کرونا، بسیاری از رویکردهای آموزشی را تحت تأثیر قرار داد، افزود: «موضوعی که در این دوران با آن روبه‌رو شدیم بالا رفتن میزان حساسیت و ضرورت نگهداشت و ارتقای کیفیت سامانه‌ها به‌ویژه حوزه آموزشی بود. از سوی دیگر با افزایش درخواست‌های سامانه‌سپاری فرآیندهای جدید مواجه شدیم که قبل از کرونا به شیوه‌های دیگر همچون حضوری دنبال می‌شدند یا شرایط ویژه ناشی از کرونا نیازمندی آنها را مطرح کرده بود. با هدف پاسخ به نیازهای مذکور، مرکز فناوری‌های دیجیتالی مطابق با مأموریت ذاتی خود اقدام‌های مختلفی را انجام داد. بر اساس اعلام معاونت آموزشی در گزارش توصیفی-تحلیلی عملکرد دانشگاه در سال ۱۳۹۹، تنها در این سال پانزده فرآیند جدید در حوزه آموزشی با همکاری این مرکز سامانه‌سپاری شده است».
دکتر صالحی در پایان سخنان خود تصریح کرد: «به عنوان مثال از دیگر فعالیت‌ها می‌توان به استعلام غیرحضوری مشخصات هویتی و تحصیلی نودانشجویان در فرآیند ثبت‌نام اشاره کرد. به طور مشخص، به‌منظور اجتناب از مراجعه حضوری این دانشجویان و افزایش دقت در گردآوری اقلام اطلاعاتی پایه مرتبط با آنها، امکان استعلام سیستمی اطلاعات ثبت احوال، دریافت عکس از ثبت احوال، سوابق تحصیلات دانشگاهی و مدارک دیپلم و پیش‌دانشگاهی از وزارت آموزش و پرورش از طریق سامانه آموزش دانشگاه تهران فراهم شده است. همچنین نمونه دیگر این فعالیت‌ها، سامانه‌سپاری فرآیند درخواست دانشجویان مبنی بر حضور فیزیکی محدود و با مجوز در بحران همه‌گیری کرونا، بوده است که برای مدیریت شرایط خاص این دوران و کاهش آسیب به فعالیت‌های دانشگاهی دانشجویان، سامانه سپاری ثبت و بررسی درخواست دانشجویان برای حضور فیزیکی در آزمایشگاه‌ها و خوابگاه‌ها، صورت پذیرفت. به طور مشخص دانشجویان با مراجعه به این سامانه، نسبت به ثبت درخواست خود اقدام و با بررسی و تأیید الکترونیکی استاد راهنما و ریاست پردیس/ دانشکده محل تحصیل خود و نظارت مرکز بهداشت دانشگاه مبنی بر سلامت آنان، می‌توانند در دانشگاه حاضر شوند».